KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, Atıf Dosyası ("Platform") tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu

Platform, www.atifdosyasi.com adresi üzerinden, doçentlik başvurusu için atıf dosyası hazırlanmasına yönelik bir hizmet sunmaktadır. Kişisel verilerinizle ilgili her türlü talep için kvkk@atifdosyasi.com adresine başvurabilirsiniz.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Hizmetin sunulabilmesi amacıyla aşağıdaki veriler işlenir:

Kimlik ve iletişim verileri: ad-soyad, e-posta adresi, varsa kurum ve bölüm bilgisi.
Hesap güvenliği verileri: şifreniz yalnızca geri döndürülemez biçimde (Argon2) özetlenerek saklanır; açık metin olarak tutulmaz.
İçerik verileri: kaynak makale künyeniz, yüklediğiniz veya yapıştırdığınız atıf kayıtları (Web of Science dışa aktarımı veya APA/Google Scholar künyeleri), atıf yapan makalelerin PDF'leri ve kapak görselleri, üretilen atıf dosyaları.
İşlem güvenliği verileri: IP adresi, tarayıcı bilgisi ve işlem kayıtları (kayıt, giriş, yükleme, atıf ekleme/temizleme, dosya üretimi gibi). Bu kayıtlar, işlemin niteliğine göre girdiğiniz künye/aday üst verisini de içerebilir; dosya içeriğinizi (PDF/kapak) içermez.

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Verileriniz; üyelik sözleşmesinin kurulması ve ifası (KVKK m. 5/2-c), hizmetin sunulması, hesabınızın güvenliğinin sağlanması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m. 5/2-ç) ve meşru menfaat (KVKK m. 5/2-f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Yüklediğiniz telifli belgelerin işlenmesi ve şifreli saklanması ise açık rızanıza (KVKK m. 5/1) dayanır.

4. Belgelerin Güvenliği: Şifreli Saklama

Yüklediğiniz ve sistemin ürettiği tüm belgeler, sunucuda AES-256-GCM zarf şifrelemesi ile, dosya başına ayrı anahtarlarla şifrelenerek saklanır. Belgelerinize kural olarak yalnızca sizin hesabınız erişebilir.

Şeffaflık beyanı (break-glass): Olağanüstü durumlarda (ör. yasal zorunluluk, güvenlik veya kötüye kullanım incelemesi, açık destek talebiniz) bir yöneticinin ürettiğiniz dosyalara erişmesi gerekebilir. Bu erişim denetimli bir "break-glass" yöntemiyle yapılır: yönetici bir gerekçe belirtmek zorundadır, erişim süreyle sınırlıdır (varsayılan 60 dakika sonra kendiliğinden kapanır), her dosya açılışı ayrı bir güvenlik kaydına işlenir ve bağlı yöneticilere anlık bildirim gönderilir. Sınırsız veya kayıt dışı yönetici erişimi bulunmaz.

5. Yapay Zeka ile Atıf Çözümleme ve Yurt Dışı Aktarım

Atıfları yapay zeka ile içe aktarma özelliğini kullandığınızda (örneğin Google Scholar'dan kopyaladığınız APA künyelerini yapıştırdığınızda), yalnızca yapıştırdığınız künye metni, alanlarına ayrıştırılmak üzere Google'ın Gemini hizmetine gönderilir. Eksik DOI bilgisini tamamlamak için aynı künye Crossref hizmetine de sorgulanabilir. Bu hizmetler yurt dışında konumlandığından, söz konusu metin yurt dışına aktarılmış sayılır (KVKK m. 9).

Bu işlemde yalnızca künye metni gönderilir; adınız, e-postanız, kurum bilginiz, şifreniz veya yüklediğiniz PDF'ler gönderilmez.
Künye metni genellikle kamuya açık bibliyografik bilgidir.
Google, ücretsiz hizmet katmanında gönderilen içeriği hizmetlerini geliştirmek amacıyla işleyebilir; bu nedenle hassas veya gizli bilgi yapıştırmamanız önerilir.
Bu özellik isteğe bağlıdır; kullanmak istemezseniz atıflarınızı Web of Science dosyasıyla veya elle ekleyebilirsiniz.

Bu aktarım, özelliği kullanma yönündeki açık tercihinize dayanır; özelliği kullanmadığınızda künye metniniz bu hizmetlere gönderilmez.

6. Saklama Süreleri ve İmha

Hesap silme: Hesabınızı sildiğinizde talebiniz 15 gün boyunca geri alınabilir; bu sürede giriş yaparak hesabınızı yeniden etkinleştirebilirsiniz. Süre sonunda hesabınız ve tüm belgeleriniz kalıcı olarak imha edilir.
Üretilen dosya silme: Sildiğiniz atıf dosyaları yaklaşık 30 gün şifreli karantinada tutulduktan sonra kalıcı olarak imha edilir; bu süre boyunca tarafınızdan erişilemez.
Sihirbaz verisini temizleme ("Temizle"): Atıf sihirbazında "Temizle"ye bastığınızda girdiğiniz aday bilgileri, atıf kayıtlarınız ve yüklediğiniz PDF/kapak dosyaları sunucudan kalıcı olarak silinir; İşlem Geçmişi'nde daha önce oluşturduğunuz atıf dosyaları korunur. Bu işlemde yalnızca telifsiz işlem üst verisi (girdiğiniz künye bilgileri; dosya içeriği değil) yönetimsel kayıt ve denetim amacıyla işlem kayıtlarında tutulur.
İşlem kayıtları: Güvenlik, denetim ve hukuki kayıt amacıyla tutulan işlem kayıtları hesabınız var olduğu sürece saklanır; hesabınızı sildiğinizde (yukarıdaki 15 günlük süreç sonunda) işlem kayıtlarınız da silinir.
İmha kaydı: İmha işlemlerinde yalnızca telifsiz üst veri (dosya yolu, boyut, özet değeri, tarih) bir imha defterine, hukuki ispat amacıyla en az 3 yıl süreyle kaydedilir. Bu kayıt, telifli içeriğinizi içermez.

7. KVKK m. 11 Kapsamındaki Haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini, kanunda öngörülen şartlarda silinmesini veya yok edilmesini isteme ve işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı kullanmak için kvkk@atifdosyasi.com adresine başvurabilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

8. Değişiklikler

Bu metin, mevzuat veya hizmet değişikliklerine bağlı olarak güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır.